Usando ERP en PYMEs y Microempresas

Muchas PYMEs y Microempresas consideran que no necesitan ningún ERP Opensource, ni siquiera un ERP de cualquier tipo (siglas en Inglés de Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales). En muchos casos, porque ni siquiera tienen obligación de presentar contabilidad; y en otros, porque es la gestoría quien les “lleva los papeles y las cuentas”. También hay casos en los que prefieren no complicarse la vida, y acabar trabajando con procedimientos más complejos que los actuales. Aquella máxima de “si algo funciona bien ¡no lo toques!

También puede ocurrir que no consideren que pueda reportarles un beneficio tangible algo que les va a costar un dinero. En un negocio, normalmente sólo vamos a invertir dinero en algo a lo que le veamos un beneficio claro y medible.
Lo cierto es que esos planteamientos se basan en la realidad que dichos negocios conocen, frecuentemente tras una larga trayectoria en el mundo empresarial. Por ello no podemos considerar que sean erróneos ni falsos. Sin embargo, sí pueden ser matizables; y como se trata de aportar luz sobre este tema, vamos a ello.

¿Qué consigo empleando un ERP en mi empresa?

En primer lugar, emplear un ERP no es “llevar la contabilidad y todas esas cosas legales que hay que hacer”. Por supuesto, hay ERPs que podrán hacernos la contabilidad, pero no es lo único ni quizás lo mejor que pueden ofrecernos. Porque hablamos, no de registrar unos movimientos contables para cumplir con la Administración, sino de:

• • • generar facturas, albaranes y presupuestos ágilmente,
    • tener unos registros claros y accesibles de clientes y proveedores,
    • poder gestionar eficientemente nuestros stocks,
    • tener recordatorios de:
      • facturas que vencen próximamente,
      • pagos a realizar,
      • clientes con los que hay que volver a contactar,
    • poder consultar los pasos dados respecto a un proyecto o encargo concreto…

Y todo ello englobado en la misma aplicación informática. De modo que no son en esencia herramientas de registro de contabilidad, sino utilidades para gestionar nuestra empresa de forma más ágil, automatizada y centralizada.

¿Un ERP si ya tengo una gestoría que me “lleva los papeles”?

Algunas gestorías contables incluso recomiendan a sus clientes la utilización de este tipo de aplicaciones. Primero porque “ganan puntos” ante el cliente, recomendándole algo que puede beneficiarle. Segundo porque así pueden conseguir un cauce de comunicación más optimizado con el cliente, y obtener los datos que de éste necesitan, directamente accediendo como usuarios autorizados a la aplicación de gestión del cliente (por supuesto, sólo a la información autorizada; se definen permisos y accesos restringidos en estas ocasiones). Y bueno; puede que también tengan acuerdos comerciales con los distribuidores de dichos ERPs (comisiones por implementación conseguida). Pero desde luego que la cooperación entre empresas es una práctica totalmete legal y honesta, si queda todo expuesto con absoluta transparencia (esto sí que es imprescindible), y queda totalmente claro qué mejoras pueden conseguirse en ese caso particular con dicha aplicación.

¿Qué ERP van a recomendarme?

Llegados aquí, el lector puede que se esté preguntando: “vale, ¿qué producto comercializáis y queréis venderme?”. La respuesta es menos simple de lo que cabría esperar; porque no somos el típico vendedor de aplicaciones, ni programamos soluciones “a medida y desde cero”.

UrBerri conoce e implementa algunas buenas soluciones informáticas ERP que son “open source”, o “software libre”. Esto no es exactamente lo mismo; pero explicarlo nos llevaría varios artículos completos, y ese no es ahora nuestro propósito. Pero, para entendernos; hay desarrolladores que hacen que sus trabajos sean accesibles para poder instalarse, distribuirse, emplearse para cualquier propósito (a diferencia de esas aplicaciones que indican “sólo para uso personal”, etc.) e incluso modificarse y/o adaptarse. Y son productos de alta calidad, que pueden conseguirse a un precio habitualmente inferior al clásico coste de los programas por los que hemos de comprar una licencia para su uso. Vamos a hacer referencia a tres de ellos:

• • • Odoo
    • Dolibarr
    • Facturascripts

¿Qué tienen en común?

Los tres son Open Source, que puede ser descargado desde su sitio web, y son multiusuario.
Todos ellos son programas web de arquitectura cliente-servidor; es decir, están pensados para ser instalados en un equipo principal, al que se accede desde otros equipos desde el navegador web. Por simplificar, pueden utilizarse básicamente de tres formas diferentes:

• • • Instalados en un equipo desde el que va a trabajarse, sin más conexiones
    • Desde un ordenador de la red local, para acceder sólo desde nuestra red interna
    • En un servidor remoto, al que se accede desde internet (normalmente con acceso https)

Ahora veremos algunas cuestiones que los diferencian. Yo no diría que uno sea absolutamente mejor que los otros; sino que, dependiendo de las características de la empresa que vaya a utilizarlo, se adaptará mejor a sus necesidades uno u otro.

ERP Odoo

Odoo, de la empresa belga Odoo S.A., es quizás el ERP más completo y complejo de todos, con importante alcance internacional y multitud de módulos, complementos y apps que lo convierten en la mejor opción para quienes precisan muchas funcionalidades, y cuentan con una empresa con cierto volumen. Ellos mismos se autoconsideran una alternativa a SAP. En contrapartida, su puesta en marcha y su uso diario puede entrañar una mayor complejidad. Cuenta también con versión de pago, que permite ciertas funcionalidades avanzadas en determinados módulos. Sobre todo, el módulo para la gestión de las cuentas y operaciones bancarias se ve enriquecido con características muy interesantes no disponibles en la “versión comunitaria”. También es posible contratar una versión “cloud”, en la propia infraestructura de Odoo, en la que se paga por usuario y módulo contratado. Para muchas empresas, esta última opción puede resultar excesivamente costosa.

ERP Dolibarr

Dolibarr es probablemente el ERP que está más enfocado en la simplicidad de uso. Por ello, y por la falta de algunas funcionalidades (no genera asientos contables como tal), algunos consideran que no puede considerarse realmente un ERP. Tiene infinidad de módulos activables, según necesidad. Además, cuentan con el portal “Dolistore”, en el que pueden descargarse módulos, plugins y complementos adicionales; algunos gratuitos y otros con un cierto coste de adquisición. Dolibarr se ofrece en una única edición; no hay un “Dolibarr premium” ni un “Dolibarr comunitario” o “Dolibarr básico”. Además, está desarrollado y gestionado por una fundación de origen francés, con amplio respaldo internacional. Contiene módulos orientados a la gestión de organizaciones sin ánimo de lucro, ONGs, etc., como gestión de socios, y aportaciones voluntarias. También interesante su módulo de gestión de Proyectos, y su capacidad de etiquetar grupos de productos, servicios, clientes, proveedores, etc.

ERP Facturascripts

Facturascripts es una opción de ERP que nace en el ámbito estatal español. Sus puntos fuertes pueden ser que puede generar contabilidad integrada, su actualizador, las posibilidades que da de adaptar el código, un amplio catálogo de plugins. Por ejemplo, ofrece una buena integración con Prestashop, además de un plugin generador de facturas electrónicas, necesarias para facturar a organismos oficiales y administraciones públicas a partir de ciertos importes. Al igual que Dolibarr, sólo cuenta con una edición publicada; y también sus plugins y/o complementos van desde lo gratis hasta un cierto precio, aunque la mayoría son descargables por alrededor de 20 € cada uno.

Como puntos débiles, no lo encuentro tan intuitivo y sencillo en su uso como Dolibarr; y no hace, en mi opinión, una buena gestión de la prestación de servicios, sino que está básicamente enfocado a la venta de productos. Su módulo de gestión de servicios está pensado para las necesidades de un Servicio de Asistencia Técnica y reparaciones (¡pero habrá quien sea eso lo que necesite!).

¿Cuál elijo, entonces?

Esta elección requiere un análisis exhaustivo y en detalle. Pero podemos dar unas orientaciones básicas a tener en cuenta en primer lugar.

Elija Odoo si:

• • • Quiere la solución más completa y con más posibilidades de crecimiento, aun a riesgo de aumentar la complejidad de implementación y de uso
    • Desea gestionar al detalle su propia contabilidad

Opte por Dolibarr si:

• • • Desea una solución que sea realmente sencilla en su uso cotidiano
    • No necesita que la aplicación genere asientos contables
    • Desea funcionalidades orientadas a asociaciones y organizaciones sin ánimo de lucro

Su opción es FacturaScripts si:

• • • Necesita, sin entrar en gran complejidad, un módulo de facturación electrónica y otro para gestionar su Prestashop
    • factura productos pero no servicios (salvo que sea un Servicio de Reparaciones)
    • desea que se genere contabilidad indirectamente, a través de las operaciones que registra cotidianamente

Espero que este artículo pueda ampliar un poco la visión que muchas empresas tienen sobre los ERPs. Como ya he dicho, no puede afirmarse “este es el mejor” porque depende de cada situación en particular. Desde luego que pueden ser probados online previamente. Y también puede contactar con UrBerri para realizar un estudio de su caso particular. Porque lo que sí que podemos afirmar es que, en una gran mayoría de casos, el uso de algún programa ERP puede ayudarnos real y eficazmente en la gestión de la empresa. Incluso aunque en la gestoría ya nos lleven “los papeles y las cuentas”.